Como contratar o primeiro funcionário: documentos, custos e passo a passo da admissão

A primeira contratação é um marco — e também o momento em que a empresa entra de vez na rotina trabalhista. Registro fora do prazo, exame admissional esquecido e contrato sem cláusulas básicas são erros baratos de evitar e caros de corrigir. Este guia traz a sequência completa da admissão e o custo real de um empregado.

Documentos que o novo empregado deve entregar

• CPF e documento de identidade com foto.
• Número do CTPS digital (o próprio CPF) e comprovante de inscrição no PIS/NIS.
• Comprovante de residência atualizado.
• Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, para salário-família e dependentes de IR.
• Carteira de vacinação dos filhos até 6 anos, quando exigida para o salário-família.
• Certificado de reservista, título de eleitor e comprovante de escolaridade quando aplicável.
• Dados bancários para pagamento e foto para identificação interna, quando houver.

Passo a passo da admissão

1. Defina cargo, salário compatível com o piso da categoria, jornada e benefícios previstos na convenção coletiva.
2. Solicite os documentos e preencha a ficha de registro do empregado.
3. Agende o exame médico admissional (ASO) antes do início das atividades — é obrigatório.
4. Registre a admissão no eSocial, respeitando o prazo legal, que se encerra no dia anterior ao início do trabalho.
5. Formalize o contrato de trabalho, com contrato de experiência de até 90 dias, se desejar.
6. Entregue e colha assinatura dos documentos de benefícios: vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde.
7. Oriente sobre jornada, controle de ponto e regras internas, com termo de recebimento das normas.
8. Inclua o empregado na folha, no FGTS e no controle de férias e ponto.

Quanto custa contratar um funcionário

O salário é apenas parte do custo. Encargos, provisões de férias e 13º, FGTS e benefícios elevam o valor mensal. No Simples Nacional, a maior parte dos anexos dispensa o INSS patronal de 20%, o que reduz bastante o custo em comparação com Lucro Presumido e Lucro Real.

Contrato de experiência e prazos que não podem falhar

• Admissão no eSocial: até o dia anterior ao início do trabalho.
• Exame admissional: antes do primeiro dia de atividade.
• Contrato de experiência: máximo de 90 dias, admitida uma única prorrogação dentro desse total.
• FGTS e contribuições: recolhimento mensal conforme o calendário oficial.
• Férias: concessão dentro dos 12 meses seguintes ao período aquisitivo, com aviso de 30 dias.

Alternativas à contratação CLT (e seus riscos)

Rotinas mensais depois da admissão

1. Fechamento do ponto e cálculo de horas extras, faltas e adicionais.
2. Emissão da folha, dos holerites e do recolhimento de FGTS e contribuições.
3. Envio de eSocial e EFD-Reinf dentro dos prazos.
4. Controle de férias, avisos e provisões contábeis.
5. Atualização de exames periódicos e documentos de saúde e segurança (PGR e PCMSO).

A Contabilidade JVN cuida da gestão trabalhista de pequenas e médias empresas em São Paulo desde 2000, da admissão ao desligamento, com orientação sobre convenção coletiva e custos. Se você está prestes a contratar, fale com a nossa equipe antes de fechar o salário.