Folha de pagamento: 7 erros comuns que geram passivo trabalhista

A folha de pagamento é a área que mais gera contingência em pequenas e médias empresas. Não porque o empresário aja de má-fé, mas porque a rotina é detalhada, os prazos do eSocial são curtos e qualquer informação lançada errado se repete mês após mês até virar um passivo relevante.

1. Admitir sem registrar antes do início do trabalho

O evento de admissão no eSocial precisa ser enviado até o dia anterior ao início das atividades. Registrar depois expõe a empresa a autuação e enfraquece qualquer defesa futura sobre data de início e função exercida.

2. Controle de jornada frágil

Sem registro de ponto confiável, a jornada alegada pelo empregado tende a prevalecer em uma reclamação trabalhista. Vale para o ponto eletrônico, o aplicativo ou o cartão em papel: o que importa é ser fiel, assinado e conter os intervalos reais.

3. Pagar por fora ou usar PIX sem holerite

• Valores pagos fora da folha integram a remuneração se comprovados, com reflexos em férias, 13º, FGTS e INSS.
• Ajuda de custo e reembolso precisam de comprovação documental para não virar salário.
• Comissões e bônus habituais têm natureza salarial e geram reflexos.

4. Confundir pró-labore com distribuição de lucros

Sócio que trabalha na empresa deve ter pró-labore, com INSS e IRRF. Distribuição de lucros isenta exige contabilidade regular e lucro apurado. Trocar um pelo outro é uma das autuações mais frequentes — e ainda prejudica o Fator R de quem está no Simples Nacional.

5. Rescisão calculada às pressas

1. Confirme o tipo de desligamento e o aviso prévio devido.
2. Some saldo de salário, férias vencidas e proporcionais com 1/3, 13º proporcional e verbas variáveis.
3. Recolha o FGTS e a multa rescisória quando cabível.
4. Envie os eventos de desligamento no eSocial dentro do prazo legal.
5. Pague em até 10 dias corridos do término do contrato para evitar multa.

6. Ignorar a convenção coletiva

Piso salarial, reajuste anual, adicionais, cesta básica e vale-refeição vêm da convenção do sindicato da categoria. Aplicar apenas a CLT, sem olhar a norma coletiva, cria diferenças salariais que se acumulam por todo o contrato.

7. Férias e 13º fora do prazo

Férias devem ser concedidas dentro dos 12 meses seguintes ao período aquisitivo e pagas até dois dias antes do início. O 13º tem duas parcelas, com vencimentos em novembro e dezembro. Atrasar significa pagamento em dobro ou multa.

Se a sua empresa tem dúvidas sobre algum desses pontos, vale uma revisão da folha. A JVN cuida do departamento pessoal completo, das admissões às rescisões, com atenção aos prazos do eSocial.