Obrigações acessórias: o calendário que a sua empresa não pode perder

Obrigação acessória é toda informação que a empresa precisa declarar ao fisco, mesmo quando não há imposto a pagar. É justamente aí que mora o risco: muita gente acredita que, sem movimento, não há nada a entregar — e recebe uma multa por declaração omissa meses depois.

Obrigações mensais mais comuns

• DAS — guia única do Simples Nacional, com vencimento no dia 20 do mês seguinte.
• eSocial — eventos de folha, admissões, afastamentos e rescisões.
• EFD-Reinf — retenções e informações de serviços tomados e prestados.
• DCTFWeb — confissão dos débitos previdenciários apurados.
• SPED Fiscal e Contribuições — para empresas do Lucro Presumido e Real.
• GIA e apuração de ICMS/ISS, conforme a atividade e o município.

Obrigações anuais

• DEFIS, para optantes do Simples Nacional.
• ECD e ECF, para empresas de Lucro Presumido e Lucro Real.
• DIRF/comprovantes de rendimentos e informe aos sócios.
• RAIS, quando ainda exigida fora do eSocial.

O que acontece quando atrasa

As penalidades variam conforme a declaração, mas o padrão é multa mínima por entrega em atraso somada a percentual sobre os tributos informados. Além do custo direto, o atraso trava a emissão de certidão negativa — o que impede participação em licitações, renovação de crédito bancário e algumas contratações com grandes empresas.

Como organizar a rotina

1. Feche o mês fiscal até o quinto dia útil, com todas as notas emitidas e recebidas.
2. Envie a movimentação da folha antes do fechamento do eSocial.
3. Concilie o extrato bancário com os lançamentos contábeis mensalmente.
4. Guarde documentos fiscais pelo prazo legal, em arquivo digital pesquisável.
5. Acompanhe as caixas postais eletrônicas (DTE-SN e e-CAC) para não perder intimações.

No dia a dia, o que garante prazo cumprido não é lembrar de tudo, e sim ter um contador acompanhando o calendário e cobrando os documentos na hora certa. É assim que a JVN trabalha com os clientes de São Paulo.