Simples Nacional ou Lucro Presumido: como escolher o regime tributário

A pergunta mais frequente no escritório é direta: o Simples Nacional é sempre mais barato? Não é. Existem empresas de serviços que pagam menos no Lucro Presumido e há comércios que economizam muito no Simples. A decisão depende de faturamento, atividade, folha de pagamento e margem — nessa ordem.

O que muda entre os dois regimes

O papel do Fator R nos serviços

Para diversas atividades de serviço, o Fator R define se a empresa é tributada pelo Anexo III (alíquotas iniciais menores) ou pelo Anexo V (mais pesado). Ele é a razão entre a folha de pagamento dos últimos 12 meses — incluindo pró-labore e encargos — e a receita bruta do mesmo período. Chegando a 28%, a tributação migra para o Anexo III.

Isso significa que ajustar o pró-labore de forma planejada e legítima pode reduzir a carga total. É um cálculo que precisa ser refeito mês a mês, e não uma decisão tomada uma única vez na abertura.

Quando o Lucro Presumido costuma vencer

• Serviços com folha muito pequena e faturamento alto, que ficariam no Anexo V.
• Empresas com margens elevadas e poucos funcionários.
• Negócios com receita acima do limite do Simples Nacional.
• Operações que se beneficiam do crédito de PIS/COFINS na cadeia do cliente.

Quando o Simples Nacional costuma vencer

• Empresas com folha relevante em relação ao faturamento (Fator R favorável).
• Comércio e indústria de pequeno porte com margens apertadas.
• Negócios em início de operação, com receita ainda baixa.
• Quem precisa de simplicidade em obrigações acessórias e caixa previsível.

Como fazer a comparação na prática

1. Projete o faturamento dos próximos 12 meses por atividade.
2. Levante a folha real, incluindo pró-labore, encargos e FGTS.
3. Calcule a alíquota efetiva do Simples com base na receita bruta acumulada.
4. Some IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS e CPP no cenário do Lucro Presumido.
5. Compare a carga total em reais e revise o cenário a cada trimestre.

A troca de regime, em regra, só vale para o ano-calendário seguinte e tem prazo em janeiro. Por isso a análise precisa ser feita com antecedência, e não em cima do vencimento. Se quiser, a Contabilidade JVN monta esse comparativo com os números reais da sua empresa.